КЕЙТЕРИНГ КАК ВАУ-ЭФФЕКТ
Пригласить знаменитого зарубежного шеф-повара? Этот вау-тренд уже давно списали в архив. Если вы работаете на Google, Facebook или любого бизнес-монстра, то привыкли к высокому качеству еды в офисе и от событий по умолчанию ждете нечто фантастическое. Логотип и фирменные цвета компании должны лейтмотивом проходить сквозь все детали события, в том числе и в вопросе кейтеринга. Также важным элементом в создании вау-эффекта является подача. Чем креативнее вы подойдете к этому вопросу, тем больше шаринга и ярких отзывов получите в итоге. Театрализованный подход, интерактивные элементы, как, например, подающие напитки или блюда руки из стены, или же зона фуршета, которая привлекает тем, что представляет собой арт-объект. Эти тренды определенно займут первенство в новом сезоне и первой половине наступающего года.
Умные материалы
В последнее время «умные» материалы набирают популярность. К ним относятся пластик, который может менять форму, проводящие электричество краски, пигменты, которые меняют цвета, и ткани, которые могут светиться. Они уже используются в архитектуре и дизайне интерьеров. Попав в массмаркет, такие материалы окажут огромное влияние на эмпирический дизайн, так как люди сами смогут управлять этими объектами и оборудованием при помощи внешних устройств. Умные материалы обладают потенциалом, который позволит в корне изменить встречи. Войдя в привычный обиход, эти материалы изменят способы взаимодействия людей с технологиями.
СМЕШАННАЯ РЕАЛЬНОСТЬ
Виртуальная и дополненная реальность проникает во все области нашей жизни. Многие специалисты уверены, что мы находимся лишь в преддверии виртуальной революции, и возможности этих технологий в event-сегменте мы только начинаем изучать. Выходит, самое время брать идеи на вооружение и использовать их для создания уникальных событий.
На Западе используется термин digital twin, предполагающий, что у каждого продукта, проекта и даже человека есть цифровой близнец. Сегодня уже говорят не только об усилении интеграции офлайна и онлайна, но и о смешении реальности, когда границы между действительным и воображаемым миром просто не существует. Секрет успеха этого метода в том, чтобы умело использовать эмоции зрителей и персонифицировать возможности каждого партнера и гостя события.
Новые стандарты
Стандартные требования к meeting-пространству, обстановке и дизайну поменялись. Многие компании отходят от стерильной корпоративной среды и отдают предпочтение необычным помещениям. Целью новых стандартов в интерьерном дизайне стало желание сделать комнаты более повседневными и интерактивными. Традиционные переговорки заменяются динамичными пространствами, которые выглядят как жилые помещения и могут быть подстроены под рабочие нужды. Кроме того, появилась тенденция к внедрению уличных элементов в мероприятия или к проведению собраний на открытом воздухе. Все это призвано сделать встречи более динамичными, спровоцировать необычные обсуждения и создать незабываемые впечатления.
Эмоциональный интеллект: дизайн с заботой о людях
Наши личные и профессиональные жизни переплетены как никогда раньше. Успешное мероприятие затрагивает обе.
Традиционный способ измерить ROI ивента – подсчитать сколько человек из каких демографических групп посетили каждый из докладов в программе. Измерение ROI с использованием эмоционального интеллекта означает задаться вопросом, что узнали участники, вдохновил ли их этот опыт, объединил ли он их с другими людьми.
Пора расстаться с представлением о том, что участники мероприятия должны потреблять предлагаемые активности строго определенным, одинаковым для всех образом. При организации мероприятий в будущем приоритет будет отдаваться человеческим потребностям — эмоциональным и физическим — а не тому, сколько контента мы можем впихнуть в расписание.
Этот тренд можно увидеть, если понаблюдать, как организаторы TED создают пространства для размещения участников, и за тем, как участники хотят взаимодействовать с контентом и друг с другом. Одним нравится присутствовать в зале и слушать презентации с главной сцены, в то время как другим комфортнее удаленный просмотр в небольшой компании или даже в одиночестве. Уютные уголки — «Капсулы» разных размеров с диванчиками и креслами, разбросанные по площадке, дают участникам такую возможность.«Капсулы» должны «располагать к тусовке» — быть достаточно уютным, чтобы людям хотелось там задержаться подольше, посидеть и поболтать в приятной компании. Люди чувствуют себя лучше и мыслят более творчески, когда не оторваны от природы: террасы и скамейки на свежем воздухе позволяют посетителям выйти из помещения и насладиться хорошей погодой, в то время как деревья и прочая зелень оживляют уголки во внутренних пространствах.
Long Beach Convention Center
Не все организаторы мероприятий считают способность конференц-центра удовлетворить потребность участников в уединении положительным качеством. Некоторые опасаются, что посетители предпочтут сидеть и болтать друг с другом, вместо того, чтобы посетить выставочный зал мероприятия. Они готовы совсем убрать из холлов всю мебель. Но это приводит только к негативу со стороны участников, которые все равно будут уединяться группами, но будут испытывать больше неудобств.
Неслучайные случайности: организованные неожиданности для создания значимых моментов
Площадки должны способствовать общению между людьми за счет создания пространств, на которых люди случайно сталкиваются друг с другом.
На самом базовом уровне, 180-метровый Радужный Мост на площадке LBCEC в Калифорнии – просто короткий путь, построенный для того, чтобы сократить на несколько минут время, необходимое, чтобы добраться с одной стороны кампуса конференц-центра до другой.
Вместе с тем, это не просто заурядная пешеходная дорожка – мост способствует более эффективному перемещению людей, но в то же время дает им прекрасный предлог, чтобы остановиться. Этот благоустроенный и озелененный мост, дизайн которого напоминает волны, накатывающиеся на берег расположенного рядом Тихого океана, по ночам освещается тысячами светодиодов. Если добавить к нему удобства – такие как бар или места для сидения вокруг костровой чаши – мост может превратиться в импровизированную гостиную.
Rainbow Bridge в LBCC
Непринужденные ситуации, такие как вечеринка на освещенном мосту, помогают подготовить почву для непредусмотренных сценарием моментов, которые стали столь редки в жизни многих из нас.
В будущем успех будут иметь те площадки, которые предлагают необычные впечатления. При этом креативное совсем не значит дорогое.
Тренд 2. Уникальный опыт общения с брендом оценят по достоинству
Приведу в пример несколько идей.
Цитаты, в художественном беспорядке разбросанные по площадке
На обучающем мероприятии для дилеров Renault Kaptur столы сервировали салфетками, на которых были напечатаны мотивирующие фразы, характерные для индустрии, например: «Одним тест-драйвом сыт не будешь», «Завтрак съешь сам, обед подели с начальством, ужин отдай конкуренту» и другие.
Еда, подача которой вызывает WOW-эффект
На корпоративном мероприятии для Nissan Group на этажерки и подносы были нанесены три бренда компании: Nissan, Infiniti, Datsun. Концепция мероприятия решалась в черно-белых цветах, поэтому все десерты на сладком столе были черного и белого цвета.
Встречающие гостя неожиданные звуки или ароматы, ассоциативно связанные с брендом
На дилерской конференции Cordiant во время начала конференции мы использовали вместо традиционного музыкального проигрыша-джингла звук рвущей шины, который моментально заряжал аудиторию необходимой эмоцией: драйвом, ассоциирующимся с автомобилем.
С чего начать?
Для создания уникального образа объекта важны предварительная работа и индивидуальный подход.
Сначала специалистам необходимо изучить местоположение объекта, существующую световую среду. Так возникнет понимание, какую подсветку нужно использовать, чтобы не нарушить целостность и гармонию с окружающим пространством.
Цитата
«При разработке концепции освещения во внимание берется местоположение объекта и его окружающая среда: климатические условия, сейсмическая активность и ветровая нагрузка. В январе 2018 года нам поступил заказ от ФГУП «Российская телевизионная и радиовещательная сеть» на архитектурную подсветку телебашни в Якутске, которой исполнялось 55 лет
Башня высотой 226 метров — самое высокое сооружение на вечной мерзлоте в мире. Разумеется, световое оборудование для таких объектов изготавливается на заказ. Кроме того, нужно правильно рассчитать нагрузку на конструкцию и учесть монтаж системы освещения на разных высотах
При этом важно не повредить установленные здесь телерадиовещательную аппаратуру и датчики», –
Рустам Гусейнов
Основатель компании Svet Expert
При работе с фасадами, особенно если речь идет о памятниках культурного и архитектурного значения, необходим максимально бережный подход.
Цитата
«В 2018 году наша компания реализовала проект фасадного освещения бывшего ликероводочного завода в Рязани, построенного еще до революции.
Мы использовали прием статического акцентного освещения, чтобы легкими штрихами подчеркнуть архитектурные особенности здания. По желанию заказчика светотехническое оборудование выкрасили в цвет красного кирпича – под стать историческим фасадам, чтобы не «загрязнять» их в дневное время», –
Рустам Гусейнов
Основатель компании Svet Expert
Нужно помнить, что реализация концепции – это не просто создание проекта и согласование с заказчиком. Далее бумаги идут на утверждение в Москомархитектуру, Главгосэкспертизу, МОЭСК. Подбирается оборудование, разрабатывается документация, светотехнический расчет.
Затем, как правило, эти бумаги нужно утвердить в соответствующих органах (Москомархитектуре, Главгосэкспертизе, МОЭСК и других – в зависимости от проекта).
Цитата
«Наша компания занималась освещением платформы «Юго-Восточной». Над ней установили полусферические плафоны-купола. Основное освещение спрятали за антресолью. Оно направлено на эти купола, отражается и равномерно заливает платформу мягким светом», –
Рустам Гусейнов
Основатель компании Svet Expert
«Заплати налоги и спи спокойно!»
Если event-компания применяет общий режим налогообложения или упрощенный режим по схеме «доходы минус расходы», то актуальным становится вопрос отнесения расходов на использование площадки в составе расходов, снижающих налогооблагаемую базу по налогам на прибыль event-компании.
Согласно пункту 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ в целях налогообложения прибыли организаций налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 Налогового кодекса РФ).
Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.
В соответствии с подпунктом 10 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации к прочим расходам, связанным с производством и реализацией и учитываемым в целях налогообложения прибыли, относятся расходы налогоплательщика в виде арендных платежей за арендуемое имущество.
Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Документами, подтверждающими осуществление расходов по аренде площадки, являются договор аренды, составленный в соответствии с гражданским законодательством, и платежные документы (платежные поручения, приходно-кассовые ордера), подтверждающие факт уплаты арендных платежей.
Event-компания вправе учитывать для целей налогообложения прибыли расходы в виде арендных платежей, уплаченных в рамках договора аренды площадки, заключенного в установленном законодательством порядке.
Согласно позиции Минфина России «в случае отсутствия у правообладателя регистрации права собственности на арендуемое недвижимое имущество арендатор не вправе учитывать арендные платежи по указанному имуществу в составе расходов в целях налогообложения прибыли организаций» (Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 1 декабря 2011 г. N 03-03-06/1/791; Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 13 мая 2011 г. N 03-03-06/1/292).
Однако судебная практика регулярно становится на сторону арендатора в вопросе учета расходов на аренду при налогообложении прибыли (Постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 11.07.2008 г. по делу № А56-55188/2007).
Перед event-компанией стоит нелегкий выбор практики учета расходов по аренде площадки, так как налоговые органы однозначно при проведении проверки руководствуются Письмами Минфина РФ.
В случае, если клиент самостоятельно подбирает площадку и обеспечивает ее использование (от своего имени заключает договор на использование площадки, напрямую владельцу площадки оплачивает услуги по использованию площадки), все риски, связанные с непредоставлением или ненадлежащим предоставлением площадки для подготовки и проведения мероприятия, несет заказчик совместно с владельцем площадки.
В данной статье отражены лишь некоторые аспекты договоров об использовании площадки. Мы продолжим освещение данной тематики в следующих публикациях.
Зарубежные проекты
Работа с зарубежными копаниями для нас всегда серьезный вызов – необходимо учитывать местную культуру, архитектуру, менталитет.
Мы давно сотрудничаем с крупнейшим застройщиком в Болгарии, который занимается строительством жилых и коммерческих премиальных объектов.
К примеру, мы разработали подсветку для ЖК Plovdiv City II. Наша компания также «подсветила» здание драматического театра «София», старейшего муниципального театра в столице Болгарии. Для него мы разработали концепцию заливающего освещения и бережно вписали здание в существующую световую среду.
Наша справка
В 2004 году Рустам Гусейнов основал компанию VeRosso в Болгарии. В 2012 году было принято решение о расширении территории присутствия, и в Москве была основана компания Svet Expert. Сегодня Svet Expert является одним из лидеров на рынке архитектурно-художественного освещения в России и Европе.
На текущий момент реализовано более 200 проектов в девяти странах мира, включая Россию.
Многофункциональность
Дизайн meeting-пространств неразрывно связан с форматом самой встречи и наоборот. Чтобы вдохновлять на участие, обучение, общение, продуктивность, взаимодействие и творчество, современные организаторы встреч должны выходить за рамки многофункциональных дизайн-решений. Их достижения призваны удовлетворить потребности в постоянной связи разных типов личностей, поколений и подходов к работе. Более того пространство должно быть спроектировано так, чтобы удовлетворить желание людей побыть в одиночестве, отдохнуть или познакомиться с кем-то. И в то же время дизайн должен быть сконцентрирован на создании целостного впечатления.
Участники встреч — это, как правило, люди из разных слоев общества. И несмотря на то, что у них может быть общая цель, придумать оптимальное для всех пространство — это сложная задача. Но рецепт успеха прост. Изучите аудиторию и постарайтесь представить, как она будет реагировать на тонком уровне, подсознательно. Кроме того, всегда пытайтесь придумать что-то инновационное, но в то же время держите в уме основной контекст, чтобы встреча в итоге достигла своих целей.
Вот несколько примеров meeting-пространств и дизайна нового поколения, которые подойдут под любые мероприятия.
Встречи и ужины станут забавными, если добавить в пространство игривых элементов дизайна.
Сопоставление
В этом дизайне реальные стулья дополнены их плоскими аналогами на стенах. Подходит для спонтанных встреч и торговых выставок.
Парящая лавочка
Вдохновением для этого парящего в воздухе сидения стала короткометражка «The Red Balloon» 1956 года. Оно вдохновит на необычный разговор.
Трансформер для коммуникаций
Ring Of Communication (Кольцо общения) может быть использовано как место встречи для активных брейнстормов, презентаций и неформальных знакомств.
Gaia превращает эту кабинку в место, где можно поработать в одиночестве или устроить небольшую встречу.
Этот набор из трех модулей служит двум целям — социализации и коллаборации в неформальной обстановке.
Этот набор из пяти разных стульев символизирует разные индивидуальности и разные точки зрения.
Арт-скамейка
Эта модульная система сидений имитирует природные элементы, поэтому может послужить местом для общения, созерцания и релаксации.
«На дне бутылки»
Bottlebench — имитация дна пластиковой бутылки. Подходит для молодых и молодых в душе людей. Усиливает взаимодействие как в закрытом, так и в публичном пространстве.
Интерактивный лес
У каждого дерева свое автономное освещение. Когда человек подходит к одному из них, оно меняет цвет и передает его остальным. Зрелище для фестивалей, торжественных и развлекательных мероприятий на открытом воздухе.
Столы для творчества
Предмет мебели, который позволяет каждому участнику мероприятия стать его частью, нарисовав на нем что-то маркером.
Меловые поверхности
Эта мебель покрыта специальной краской для грифельных досок. Она создает игривую атмосферу, идеальную для поиска творческих идей и планирования проектов.
Мини-комнаты
Это функциональное пространство позволяет работать здесь одному, в команде и оставаться частью рабочего процесса.
Бюджетное решение
Это нечто среднее между мебелью и самостоятельной комнатой. Позволяет уединиться на масштабных бизнес-мероприятиях.
Модульные капсулы
Эта серия модульных капсул рассчитана на индивидуальную работу и в команде. В то же время создается ощущение лаунжа и присутствия современных технологий.
На эти зонтики, создающие имитацию ограниченного пространства для переговоров, дизайнеров вдохновили ярмарки.
Высокотехнологичные пространства
Технологии Fujitsu позволили превратить переговорную в пространство, где участники встречи могут транслировать изображения со своих девайсов на стены и столы.
В этом трехмерном пространстве света люди могут управлять частицами, двигаясь, а также с помощью своих смартфонов.
Эта термохромная мебель реагирует на тепло, меняя цвет поверхности.
Инновационные материалы
Менять форму этой мебели можно самостоятельно. Этот умный материал подойдет для интерактивных встреч, например, для мастер-классов, брейнстормов, на которых участники смогут подстроить мебель под цели мероприятия.
По материалам
Event-пространство The Cube
Площадка The Cube была признана «Лучшим бизнес-пространством в общественном интерьере» по версии Best Office Awards — 2013. Пространство The Cube — это черный ящик, помещенный внутрь высокого зала бывшего цеха. Куб нигде не касается внешних стен. Внутрь него можно попасть по мостикам и открытой лестнице. В результате получилась трехуровневая структура-матрешка: основное выставочное пространство внизу + конференц-зал внутри куба + терраса на крыше. Стены куба — панели, которые могут перемещаться вверх и вниз, создавая различные варианты планировки в уровне первого этажа. Этим инструментом можно пользоваться во время мероприятий, изменяя структуру пространства в режиме реального времени. Панели облицованы сетчатыми металлическими листами. Ячейки сетки дают возможность простого и быстрого размещения на стенах выставочных материалов. Интерполяция при наложении сеток создает яркий визуальный эффект муара. Зеркальная облицовка колонн, поддерживающих куб, усиливает театральность пространства.
Адрес: ул. Большая Новодмитровская, 36, стр. 2
Год открытия: 2012
Стоимость аренды: от 170 тысяч рублей в сутки
Вместимость: в формате вечеринки — до 400 человек, в формате конференции — до 120 человек (первый уровень площадки), в формате фуршета — до 300 человек, в формате банкета — до 80 человек (первый уровень площадки).
Общая площадь — 420 м²
Основная зона — 12,6 × 20,3 м
Куб, второй этаж — 6,3 × 16,2 м
Открытая веранда, третий этаж — 6,3 × 16,2 м
Подсобное помещение — 6,3 × 2,5 м
Тех. оборудование: проектор, экран, звук 7 кВт (включены в стоимость аренды)
Наличие стационарной сцены/трибуны: трибуны нет, сцена — по запросу
Зона для организации кейтеринга/кофе-брейка: есть
Технические помещения: 2
Наличие парковки: 5 мест на территории включаются в стоимость аренды
«Незваный гость хуже…»
На одной из подмосковных площадок летом 2014 года возникла ситуация, когда на открытой территории загородного клуба одновременно с проведением мероприятия для крупной компании одна из сборных России проводила тренировку. Как выяснилось позднее, за полгода до мероприятия управляющая компания загородного клуба сдала в аренду сборной России часть территории, прилегающей к площадке мероприятия, для тренировки перед чемпионатом мира, о чем event-компания не была поставлена в известность ни при проведении переговоров, ни после заключения договора.
Несмотря на то, что площадки мероприятия и места проведения тренировки были разными и между ними существовала «выгородка», общее впечатление у клиента сложилось, что на «нашей площадке» на тематическом праздничном мероприятии кто-то проводит тренировку. Тренировка была недолгой, однако event-компания была вынуждена финансово компенсировать своему клиенту «неудобства» неожиданного соседства.
Убытки event-компании возможно было предотвратить, установив в договоре обязательства владельца площадки:
- обеспечить использование исключительно участниками мероприятия и представителями event-компании места проведения мероприятия;
- обеспечить в период подготовки и проведения мероприятия режима тишины на прилегающих по всему периметру площадки территориях;
- обеспечить отсутствие третьих лиц (кроме технического персонала владельцев площадки) в пределах видимости с территории площадки на прилегающих по всему периметру площадки территориях в период подготовки и проведения мероприятия.
Топ открытых площадок мира
Мы собрали для вас список лучших открытых площадок, на которых проводятся самые запоминающиеся фестивали года.
Gardens By The Bay — Сингапур
Сады у залива, как дословно переводится эта площадка, привлекает все больше и больше иностранных туристов. Славящийся орхидеями Сингапур расцветает на время проведения цветочного фестиваля, возвышаясь над побережьем чередой светящихся башен и горок аквапарка.
Gorge Amphitheatre — Вашингтон, США
Это одно из самых живописных мест в США и место проведения многих музыкальных фестивалей. Амфитеатр ущелья вмещает 20 000 посетителей. Гости наслаждаются потрясающим видом на горы, безмятежные озера и с удовольствием устраивают здесь палаточные лагеря.
Red Rocks Amphitheatre — Моррисон, Колорадо, США
Еще одно потрясающее место проведения фестивалей — природный амфитеатр среди красных скал Колорадо. Лучшие музыканты мира выступали на этой площадке. Попадая в амфитеатр, вы оказываетесь в совершенно другом фантастическом мире.
Озеро Онтарио — Торонто, Канада
Побережье озера Онтарио — одна из самых популярных фестивальных площадок Канады. Вы находитесь в черте Торонто, но в то же время наслаждаетесь свежим воздухам, пляжем и видом городских огней на закате.
Double JJ Resort — Ротбери, Мичиган, США
Известный курорт в Мичигане открыт для посетителей круглый год и располагает огромными возможностями для проведения мероприятий: живописный лес с палаточным лагерем, огромный аквапарк и комфортные номера.
Hollywood Bowl — Лос-Анджелес, Калифорния, США
Hollywood Bowl является одной из самых знаковых исторических event-площадок Лос-Анджелеса. Зал вмещает более 20 000 посетителей и славится своей красивой архитектурой, привлекающей местных жителей и гостей города.
Остров Обуда — Будапешт, Венгрия
На острове Обуда проходит один из самых захватывающих музыкальных и культурных фестивалей Европы — Sziget Fest. Кроме того, на острове находится живописный лес, позволяющий насладиться тишиной и спокойствием.
Bayfront Park — Майами, Флорида, США
Bayfront Park находится в самом центре Майами и воплощает в себе всю роскошь этого города. Красивый вид на океан и набережную делает парк отличным место для проведения великолепных фестивалей.
Долина Empire Coachella — Индио, Калифорния, США
В живописной долине в самом сердце Калифорнии находится Empire Polo Club, место, известное во всем мире музыкальным фестивалем Coachella. Долина, расположенная в пустыне Колорадо, является прекрасной локацией для организации грандиозных мероприятий. Здесь есть все, что обеспечит успех любому фестивалю: огромная площадь, панорамные виды и невероятная атмосфера. Примечательно, что event-агентства бережно относятся к этому уголку природы, стараясь следить за тем, чтобы их мероприятия не вредили уникальный ландшафтам пустыни.
Познакомившись с наиболее яркими площадками для мероприятий, подумайте, в чем их сходство и различие? Их объединяет красота природы и идея сплотить участников, собрать их вместе под небесным куполом, подарив возможность получить новый опыт и отвлечься от повседневности. Их различие кроется в многообразии подходов к организации мероприятий на открытом воздухе. То, каким событие запечатлеется в памяти посетителей, зависит только от event-команды, от их креативности и знания тенденций индустрии. Так что, все в ваших руках!
По материалам
Часть 1. Как вы хотите, чтобы ваши гости чувствовали себя?
Независимо от обстоятельств, у вас есть представление о том, как вы хотите, чтобы ваши гости «чувствовали себя». Как они относятся к вам, вашему бренду и мероприятию до, во время и после. У вас есть концепция слов, которые вы хотели бы использовать для их описания. Уловите суть события для планирования выгоды.
Отличный способ начать процесс выбора места — это полностью представить себе событие в вашем сознании.
Вполне приемлемо опираться на вдохновение предыдущих событий, других вещей, которые вы видели онлайн или на международных событиях, которыми были впечатлены. Нет необходимости полностью изобретать колесо на этом этапе.
Стиль места
Какой стиль места вы надеетесь найти? Будет ли это традиционный конференц-центр или выставочный зал отеля, или это должно быть частной верандой в аэропорту для ваших высокопоставленных спонсоров или VIP-персон? Эти детали важны, так как помогают вам немедленно сузить свой поиск, чтобы найти подходящее место.
Решив перед началом поиска, что имеет наибольшее значение, вы сможете действительно найти то место проведения мероприятия, которое поможет в достижении этих целей, и по-прежнему будет соответствовать вашему бюджету.
Вместимость и комфорт
Наличие общего представления о максимальной численности персонала — это необходимое условие перед поиском площадки.
Также важное значение имеют конкретные функциональные пространства и комнаты. Если ваше мероприятие требует от гостей перехода в различные части здания для участия в групповых или секционных заседаниях, вы также должны быть уверены, что многофункциональное пространство может полностью удовлетворить ваши потребности
Возраст и доступность
Когда мы говорим о том, как гости будут «чувствовать себя», мы не можем забыть о демографических характеристиках. Смогут ли гости перемещаться по лестницам? Есть ли в здании лифт или пандус для посетителей? Продумывать такие вещи необходимо заранее.
Определенные даты
Один из самых больших факторов в вашем видении события — это дата события. Не только сезонность имеет значение, но также праздники, будни, выходные, активный отдых и так далее.
Вам будет намного легче найти подходящее место, если ответить на несколько вопросов заранее:
- Является ли дата гибкой? Есть ли возможность выбрать время суток, чтобы снизить стоимость аренды места?
- Будет ли погода влиять на дату или сезон, которые вы в конечном счете выбираете?
- Требуется ли дополнительное помещение для Плана Б при проведении мероприятия на открытом воздухе?
Помните, что спешка часто стоит денег из-за дополнительных сборов и срочных заказов.
Тактическое время
В дополнение к дате события, есть вопрос времени — как к продолжительности, так и к той части дня, когда событие произойдет. Подумайте о своих любимых местах. Легко ли гости смогут добраться до них? Является ли транспорт проблемой?
Сбор гостей
Возвращаясь к видению событий, подумайте о том, как вы хотите, чтобы гости общались во время события. Будут ли они стоять или сидеть? Вы хотите, чтобы они беседовали в небольших группах или группы должны быть многочисленными? Придется ли им носить с собой тарелки с едой и напитками? Будет ли у них подарочный пакет, который они также должны использовать? Является ли нетворкинг ключевым приоритетом? Если да, то, как вы будете способствовать этому?
Творческая сложность
Является ли ваш event однодневным мероприятием в определенном месте с местными участниками или многодневной конференцией с участниками со всего мира, которая требует размещения, сложных перевозок и так далее?
Это играет важную роль в том, чтобы сузить результаты поиска. Если у вас есть возможность использовать исключительно квалифицированных экспертов отрасли событий, то обязательно воспользуйтесь ею.
Продолжение следует…
По материалам
Зонирование
Еще одним важным фактором является необходимость вместить в одно пространство различные модели поведения, обучения и работы. Архитектура таких помещений включает в себя зоны для лекций, совместной работы, общения и развлечений. Все это обычно подразумевает под собой большое количество людей, активно взаимодействующих между собой. На некоторых участников такое окружение оказывает не самое позитивное воздействие. Опенспейсы идеальны для совместной работы, но комнаты для переговоров и работы в одиночку также очень важны. Современные дизайн-решения стараются соблюдать этот непростой баланс.
Тренд 1. Прямая трансляция будет проникать туда, где вы ее не ждали
Театр онлайн
Дело не только в том, что livestreaming позволяет охватить многотысячную аудиторию малыми средствами. Главным его преимуществом станет возможность для очных и виртуальных участников равноправно участвовать в мероприятии. Требования к качеству трансляций возрастет: теперь недостаточно просто поставить веб-камеру и наладить проводной интернет.
National Theatre Live в Лондоне еще в 2009 году, решившись на экстремальный эксперимент, запустил прямые трансляции своих спектаклей в мировые кинотеатры. Они используют от семи камер, чтобы обеспечить опыт полного погружения для виртуального зрителя, и создают эффект дефицита, разрешая трансляцию только в избранных кинотеатрах. В 2016-м число кинотеатров-партнеров достигло 2500 в 55 странах.
Таких примеров неожиданного использования livestreaming в 2017 году мы увидим гораздо больше.
Эффект присутствия
Будут востребованы технологии, позволяющие максимально сократить дистанцию между выступающими, гостями и онлайн-зрителями. Чем большего эффекта присутствия удастся достичь, тем больший успех вам обеспечен. Дистанция между сценой и зрителями сокращается: позвольте аудитории принимать решения, задавать вопросы.
Новое поколение хочет участвовать в создании вашего мероприятия наравне с вами. В рамках конкурса инновационных проектов молодежи «Телеком идея» часть участников защищали свои проекты через онлайн-трансляцию наравне со всеми.
Краудстриминг
Другое направление – краудстриминг: когда прямая трансляция совершается непосредственно участниками мероприятия. Все больше мероприятий будут использовать приложения для того, чтобы усилить вовлечение аудитории в контент события.
На пресс-конференции, посвященной запуску сотовой сети YOTA, ведущие мероприятия – глава компании и главный разработчик – совершали видеозвонки в разные уголки России с телефона по сети YOTA через приложения WhatsApp и Skype. Звонили сотрудникам YOTA и общались на разные темы.
